Sistema ERP: la herramienta que necesitas para optimizar tus recursos y la información de tu empresa

¿Necesitas mejorar la gestión de todos los procesos de tu empresa? ¿Consideras que la información está dispersa y requiere de un orden? ¿Quieres ganar competitividad? Si es así, entonces tienes que saber qué es un sistema ERP y cómo puede transformar tu organización.  

Innovar no es una moda, es casi un requisito indispensable para seguir existiendo en el mercado. Como bien destaca este artículo del Banco Mundial, una de las causas por las que muchas empresas en América Latina no despegan es por la falta de innovación.

El sistema ERP es solo una de las tantas herramientas de innovación que te pueden ayudar a ahorrar tiempo, unificar toda la información y actividades de producción, de manera que no haya lugar a distintas versiones sobre cómo está marchando la empresa.

Además, te permite mejorar la colaboración entre tus equipos de trabajo, lo cual es elemental para la consecución de las metas corporativas. Por esta razón, en este artículo, te explicaremos qué es el sistema ERP y qué otros beneficios puede ofrecerte. Así que, ¡acompáñame!

¿Qué es el sistema ERP?

El sistema ERP viene del acrónimo Enterprise Resource Planning que significa en español sistema de planificación de recursos empresariales. En otras palabras, es una solución tecnológica que organiza todos los esfuerzos de una empresa y los canaliza en un solo sistema.

Nace a partir de este problema bastante común: cada departamento va por su lado, con sus propios programas, carpetas, metas y formaciones. ¿Identificado? Es comprensible y debes saber, además, que esto afecta la integración social y supone costos de implementación y capacitación que pueden ahorrarse si se invierte en un software más completo que sea capaz de reunir todas las actividades de producción y la información.

El sistema ERP se adapta a las necesidades de cualquier empresa indistintamente de su tamaño y, de hecho, funciona para todas las industrias. Así que, en esos aspectos no tienes de qué preocuparte. Los puntos en los que sí es fundamental centrarse para maximizar la eficiencia es en el liderazgo y en lograr una comunicación horizontal con todos los profesionales. 

Equipos de trabajo. Fuente: Unplash.

Beneficios de un sistema ERP

Ahora veamos cinco de sus principales aportes:

1. Automatiza procesos

En efecto, esta es una de las características del sistema ERP más importantes: su capacidad para automatizar procesos, como la creación de documentos personalizados, nóminas, solicitudes y la analítica de los datos. De esta manera, se reducen los errores y se fomentan las interacciones entre las distintas áreas.

A propósito de ello, el sistema ERP cohesiona áreas, como contabilidad, ventas, logística, marketing, recursos humanos, producción, fabricación, envíos, entre otros. Asimismo, permite que todos los departamentos puedan acceder a la misma información de manera transparente.

2. Es personalizado

Hay dos tipos de sistemas ERP: el estándar y el personalizado. Raras veces las empresas se animan a contratar un servicio estándar, pues no siempre se alinean con sus procesos comerciales y funcionalidades. La gran mayoría prefiere los sistemas ERPs personalizados.

Los sistemas ERPs personalizados implican configuraciones que respondan al modelo y a las necesidades de la empresa, en otras palabras, un armazón hecho a su medida, pero eso sí, demanda un costo más elevado. Por ello, antes de lanzarte a contratar un servicio ERP, es mejor primero pedir la demostración y así evaluar la interfaz, los módulos y si es intuitivo y compatible a tus procesos. 

Ahora bien, ¿cuánto cuesta un sistema ERP personalizado? Esta es la pregunta que se hacen muchas empresas y es válido saber si la tarifa se ajusta a su presupuesto o, en todo caso, mejor lo deja para otro momento, lo cual es bastante comprensible con esta crisis económica.

De acuerdo a este artículo de la consultora informática Microtech, los precios varían en función al país, la cantidad de procesos que maneje una empresa, el número de usuarios, la consultoría, el mantenimiento y la implementación con las configuraciones requeridas.

Por ejemplo, la tarifa promedio en América Latina fluctúa entre los 30 y 65 USD mensuales por usuario, pero cada servicio ERP no es igual. Para que vayas conociendo poco a poco algunos sistemas ERPS,  citamos los más populares en el mercado: SAP, Oracle, Defontana, Calipso, Microsoft Dynamics 365, Workday y Softland.

Base de datos. Fuente: Unplash.

3. Almacena información en la nube

Los sistemas ERP se pueden implementar de dos maneras: en la nube o de manera local en las computadoras. En el caso de almacenar información en la nube, solo se necesita tener una conexión a internet y la empresa se puede conectar desde cualquier lugar del mundo.

Además, la información alojada en caso de borrarse se puede recuperar, las actualizaciones se ejecutan de manera rápida y práctica y es menos el costo por mantenimiento, en comparación con servidores locales donde la información almacenada no es tan segura.

4. Apertura a la innovación

Los sistemas ERP aportan innovación a las empresas y este rasgo es valorado por el mercado y contribuye a ganar competitividad. Además, permite que la empresa se mantenga a flote en entornos VUCAs.

Las empresas más resilientes son aquellas que precisamente han digitalizado sus procesos y se mantienen actualizadas de manera constante sobre las tendencias de su sector, así como de la información de la competencia y los movimientos del mercado.

Innovación. Fuente: Pixabay.

5. Permite tener una base de datos

Finalmente, otra de las ventajas del sistema ERP es que te permite crear una base de datos, la cual es fundamental para gestionar la información de toda la empresa. Por consiguiente, puedes acceder a ella por medio de consultas rápidas, tanto de documentos como archivos compartidos con otros usuarios.

Como has visto, el sistema ERP es una herramienta bastante eficaz para monitorear el avance de los procesos y gestionar todos los recursos de la empresa. ¿Te animas a probarlo? Si es así, ¡en hora buena! Recuerda que más allá del software que compres, la comunicación interna, el liderazgo, la empatía y la motivación son claves para asegurar el éxito de tu empresa. ¡Hasta pronto!