¿Qué se entiende por área de mejora?

A veces suele ocurrir que cuando comenzamos nuestro recorrido laboral y somos nuevos en una empresa, nuestras ganas de aprender y de desarrollarnos cobran mucha fuerza, al mismo tiempo que tenemos la mente más abierta para escuchar recomendaciones o para experimentar o elegir ciertas metodologías de trabajo.

Lo cierto es que pasado un tiempo solemos estar en modo automático y cómodos en un proceso, lo que hace difícil salir del área de confort y actuar de una manera diferente a la que veníamos haciéndolo, olvidando que todos los procesos siempre se pueden mejorar. ¿Cuántas veces llegamos a nuestro trabajo con un plan a seguir y luego nos damos cuenta de que hicimos poco de lo planeado y no nos alcanzó el tiempo?

Relacionado con lo anterior encontramos la llamada área de mejora, que hace referencia a aquella actividad o acción que no se realiza de una manera eficiente, por lo que se busca encontrar el modo por el cual realizar las funciones laborales de forma más fácil mientras usamos nuestro tiempo de forma más inteligente y efectiva.

  1. Su importancia en las empresas

Dos de los principales objetivos que tienen las empresas u organizaciones es lograr mayor productividad y al mismo tiempo lograr la satisfacción de los clientes.

El área de mejora se trata de una metodología cuyo objetivo es optimizar los procesos de las empresas, productos y servicios que ofrecen a los clientes, como así también todo lo relacionado con el ambiente interno de la organización.

Innovar no es una tarea fácil, pero existen herramientas que pueden ayudar a identificar qué áreas del trabajo requieren atención y se pueden mejorar.

Cada empresa tiene sus propios procesos organizacionales sin importar a lo que se dedique. La buena realización de los procesos le da valor al cliente para poder retenerlo, mejora el ambiente laboral y aumenta la productividad de los empleados y de todas las áreas.

¿Qué pasa cuando ese proceso tiene fallas para una buena ejecución? Todas las organizaciones necesitan observar detenidamente y mejorar sus procesos porque de a poco, con el correr del tiempo, se va perdiendo la armonía y se requiere llevar a cabo un proceso de transformación.

El área de mejora, en este sentido, tiene como objetivo primordial encontrar fallas e ineficiencias en las actividades o procesos dentro de una empresa para ejecutarlas de una mejor manera. También sirve para mejorar o ajustar un proceso y hacer su uso más efectivo.

  1. Acciones básicas para la mejora de procesos

El área de mejora intenta encontrar las causas de las deficiencias dentro de una empresa para poder corregirlas y que funcionen de la manera esperada, es decir, con eficiencia y de forma óptima.

Algunas acciones básicas para poder lograr una mejora en los procesos son las siguientes:

  1. Identificar los procesos: en este sentido es importante que las empresas se cuestionen qué es lo que hay que mejorar.
  2. Mapeo de procesos: se debe determinar quiénes son los que participan y cuáles son sus funciones principales.
  3. Diseño de proceso: una vez que se identifican los procesos, hay que saber y determinar cuáles son los que se van a llevar a cabo y de qué manera. 
  4. Ejecución de los procesos: en esta etapa se implementan las mejoras. Con ello se ve la evolución y los resultados del proceso.
  5. Optimización de los procesos: las empresas deben preguntarse si la mejora es útil, ya que de lo contrario, se deberán rever tanto los procesos como las mejoras.
  6. Automatización de los procesos: para que la mejora sea eficaz, las empresas deben pensar cómo se puede lograr para que sea más sencilla de incorporar.

En un proceso intervienen diferentes factores como los materiales, tempo, tecnología, infraestructura, etc. Llevar a cabo acciones que permitan establecer mejoras y lograrlas, trae aparejado indudablemente un montón de beneficios para las compañías como lo son el ahorro de tiempo, la mejora de la productividad, optimización de costes, eliminación de actividades que son poco relevantes y aumento en la motivación de los empleados.

  1. 10 áreas de mejora en el trabajo

Si bien cada empresa tiene su propia estructura y su organización, hay áreas que se pueden mejorar constantemente cualquiera sea el rubro a la que esta se dedique.

  • Gestionar tiempo: muchas veces terminamos la jornada laboral con tareas pendiente para los días siguientes hasta llegar a acumular trabajo. Eso se debe a que no gestionamos el tiempo de manera efectiva. Un sistema a implementar como metodología de trabajo puede ser bloques de horarios y de días, lo que mejor se adapte a las necesidades ya que la idea es la organización y no el agobio.
  • Cambiar de mentalidad laboral: a veces tenemos la idea equivocada de que quien más horas trabaja es la persona más eficiente, siendo este un concepto totalmente erróneo. El éxito lo determina el cumplimiento de objetivos, no que la persona se quede horas y horas en el puesto de trabajo, ya que lo que se busca es eficiencia.
  • Escuchar de manera activa: debemos captar la intención de los mensajes que nos hacen llegar nuestros compañeros o superiores para evitar un problema de comunicación.
  • Planificación: ayuda a mejorar la productividad organizando el día a día y lo que se quiere hacer. Permite ahorrar tiempo y esfuerzo al visualizar la semana de forma global para estar centrados y evitar la distracción y la procastinación.
  • Automatización: un ejemplo puede ser el correo electrónico, es decir, organizarlo en carpetas o con etiquetas para poder diferenciar a simple vista cuáles e-mails debemos atender con urgencia, borrar o archivar.
  • Aprender de las personas que trabajan a nuestro lado: se trata de observar los procesos que realizan quienes trabajan con nosotros, pedir ayuda cuando sea necesario, ver qué cosas les elogian los superiores para poder tener menos margen de error.
  • Ordenar el lugar de trabajo: es importante ya que mejora la concentración y la productividad. No solo se trata del escritorio físico sino también virtual. Cuanto menos cosas a la vista, mejor concentración.
  • Objetivos SMART: se trata de objetivos fáciles de entender y de alcanzar. Son metas medibles, alcanzables y relevantes. Evitan la frustración.
  • Dedicarse a una cosa a la vez: trata de evitar el multitasking, centrándonos en una tarea por vez. Muchas veces creemos que poder hacer varias cosas al mismo tiempo es una virtud, pero en realidad es una debilidad, ya que no estamos centrados al cien por cien. Lo ideal es comenzar una tarea, terminarla y luego empezar con otra.
  • Retroalimentación: a veces es muy difícil determinar qué área se debe mejorar si no pedimos retroalimentación para poder aplicarla diariamente. Debido a esto, las empresas hacen reuniones con sus empleados para determinar qué se debe mejorar. Es importante prestar atención a las críticas constructivas y las sugerencias de los superiores para poder rendir de la manera esperada.