¿Qué es un plan de recursos humanos y por qué su empresa necesita de uno?

Sea cual sea el tamaño de su empresa, la gestión de recursos humanos es una función esencial para su éxito y desarrollo. Representa una fuerza impulsora en la implementación y gestión de su estrategia general, para seguir siendo eficiente y lograr sus objetivos.

Cuando se trata de gestión de personal, la vida cotidiana a veces toma el control y deja atrás este pilar organizacional. Pero, ¿Qué abarca exactamente la gestión de una oficina de capital humano? ¿Cuál es su papel y qué campos de acción la caracterizan? 

Una buena planificación es esencial para una toma de decisiones eficaz. Para tener éxito, las organizaciones deben desarrollar planes a largo plazo (planes estratégicos) y planes a corto plazo (planes tácticos). Además, deben estructurar y asignar sus recursos de tal manera que permitan alcanzar los objetivos de la organización de manera eficaz y eficiente. Si crees que tu empresa necesita un plan de recursos humanos o fortalecer el que ya tiene, continua leyendo. 

¿Por qué establecer un plan de acción de RRHH?

El plan de acción de recursos humanos es un elemento importante del proceso de gestión de recursos humanos de la empresa. Es la interfaz necesaria e imprescindible entre el diagnóstico de una necesidad y la implementación de las decisiones tomadas.

Para implementar uno es necesario establecer un diagnóstico, definir las necesidades y los medios. Este enfoque permite que la empresa y el gerente de Recursos Humanos, en conjunto con la Gerencia General, dirijan y controlen lo que se hace, cómo se hace y lo que queda por hacer.

La primera ventaja de un plan de RRHH es que da una visión global y exhaustiva de todo el proyecto y de las tareas que incumben a los distintos actores. Es también una herramienta de gestión de recursos humanos y financieros, para optimizar al máximo los recursos en el marco de un proyecto empresarial. Permite identificar cómo se utilizan y cuáles son los resultados esperados en cada etapa

Objetivos de la planificación de las necesidades de recursos humanos

El objetivo de un plan de recursos humanos es la planificación de las necesidades de personal. 

  • La tarea de la planificación del personal, es determinar el número correcto de las personas adecuadas, en el lugar correcto, en el momento adecuado, dentro del presupuesto de personal.
  • Gracias a la planificación de las necesidades de personal, estas son por lo tanto las futuras necesidades de personal en términos de lo cuantitativo, cualitativo, temporal, geográfico y financiero.

¿Qué fortalezas ya tienes?

Antes de tomar cualquier decisión, primero debes elaborar un retrato preciso de la gestión actual.

Identifica las habilidades profesionales de cada empleado: considera la participación voluntaria, como el comité de recreación, el voluntariado empresarial o la tutoría, de las cuales son habilidades transversales relevantes. Considera toda la capacitación, las certificaciones y los títulos que hayan obtenido. 

Este retrato global le permitirá identificar las fortalezas y preparación de sus trabajadores y le será de gran ayuda durante el proceso de selección de personal. Además, le podrá acometer con rigor y realismo la segunda etapa de su planificación: el análisis de las necesidades de recursos humanos.

¿Cuáles son las necesidades reales de su empresa?

La gestión de las necesidades de recursos humanos no ocurre en el vacío. Para ello, necesitarás conocer bien tu industria: sus vaivenes y avances tecnológicos, la situación económica y los cambios culturales en el mercado laboral. Entonces, podrá analizar con precisión las necesidades de recursos humanos de tu empresa y satisfacerlas, teniendo en cuenta las probables fluctuaciones en el campo.

Debe evaluar la cantidad de empleados necesarios para ejecutar las operaciones, identificar los puestos que se cubrirán y determinar el conjunto de habilidades requeridas para las diversas funciones. 

Algunos recursos pueden ser difíciles de encontrar o incluso muy caros, por lo que es importante planificar el número adecuado de empleados que realmente se necesitan.

¿Cuáles son los componentes de un plan de recursos humanos?

Un plan de recursos humanos tiene los mismos componentes que un plan estratégico general. El primer paso es realizar un análisis en profundidad del contexto actual, para dar con datos relevantes en forma de sistemas de información, comunicación, encuestas y evaluación. 

El análisis del entorno actual, debe considerar varios factores, incluida la influencia del gobierno, las condiciones económicas, la competencia y la demografía de la fuerza laboral. Cuando se completa el análisis, puede comenzar la planificación de recursos humanos. Esta planificación tiene las siguientes cuatro fases:

  1. Formulación

La declaración de la misión establece con precisión las actividades que el departamento de recursos humanos tiene la intención de llevar a cabo para lograr esta visión. Una visión y misión bien definida permitirá al equipo de recursos humanos dirigir adecuadamente su intervención y será su fuente de motivación.

  1. Desarrollo

Es importante entender completamente la situación actual antes de desarrollar un plan para el futuro. Para esto, se puede recurrir al análisis FODA, que dará respuesta a las siguientes cuatro preguntas fundamentales:

  • ¿Cuáles son las fortalezas internas de su departamento?
  • ¿Cuáles son las debilidades internas de su servicio?
  • ¿Qué posibilidades externas permitirían que el servicio progresara?
  • ¿Qué restricciones externas podrían afectar el servicio?

El análisis incluirá, las capacidades del personal, los programas de beneficios, los servicios de los empleados, el sistema de información de recursos humanos, las instalaciones y la reputación de los recursos humanos dentro de la organización.

  1. Implementación

Lograr estrategias a largo plazo implica primero establecer metas a corto plazo. Estos objetivos corresponden a los pasos a dar en un período de seis meses a un año. Aseguran un compromiso continuo y permiten una evaluación frecuente de la estrategia a largo plazo. Cada objetivo a corto plazo requiere un plan de acción y un plan de asignación de recursos, económicos, humanos, materiales, tecnológicos, entre otros.

Uno de los pasos cruciales en esta fase es motivar a los empleados. Vincular los objetivos a corto plazo con la estrategia a largo plazo impulsa el compromiso y la productividad de los empleados.

  1. Evaluación

La revisión frecuente de la estrategia del departamento de recursos humanos es esencial. La supervisión constante permite resolver problemas que no se previeron rápidamente.

El plan de recursos humanos debe mostrar resultados a través de datos medibles. Es fundamental, para la futura asignación de recursos y para que el proyecto tenga un efecto positivo, medir el retorno de la inversión. El tiempo y el presupuesto son dos de las métricas más utilizadas. La evaluación de la estrategia llevará a la decisión de corregir el rumbo o esperar a obtener los resultados deseados