¿Qué es un cuadro de mando y por qué es útil en las empresas?

Para administrar mejor nuestros negocios, necesitamos indicadores claves que nos ayuden con el seguimiento y la toma de decisiones. El uso de cuadros de mando actualizados regularmente es esencial ya que permiten tener una visión general del desempeño de la empresa en el mercado actual.

El cuadro de mando es una herramienta de gestión y seguimiento del rendimiento que permite obtener una visión general de la empresa. Resume los puntos importantes de la actividad, que habremos elegido cuidadosamente con anterioridad, y persigue un doble objetivo: prevenir dificultades y ayudarnos a gestionarlos, alertándonos de las acciones correctoras que se deben poner en marcha.

Estos cuadros representan un conjunto de información y herramientas que se pueden utilizar para ayudar a las empresas a administrar sus recursos humanos. Puede ser utilizado, tanto por los gerentes de recursos humanos, como por otros empleados de la empresa.

Un cuadro de mando ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de sus recursos humanos, rendimiento y datos financieros. También, proporciona información sobre el desempeño de la institución o compañía, en términos de contratación, retención y gestión del talento.

Son útiles porque facilitan que las empresas sepan lo que deben hacer para mejorar el rendimiento de su negocio. También ayudan a hacer mejores inversiones en sus empleados al saber lo que están haciendo bien y en qué necesitan mejorar.

Monitorea la salud financiera de nuestra empresa: anticipa, gestiona y corrige

Pongamos como ejemplo que nuestra empresa está en marcha, mientras tratamos de respetar los equilibrios financieros que definimos antes de la creación de la misma en nuestro plan anual de negocios. Es común que nuestras estimaciones no se correspondan con el contexto actual.

Pudiera ocurrir que el despegue de las ventas sea más lento de lo esperado, los gastos de explotación se acumulan considerablemente, entre otros cientos de situaciones. Ergo, se necesitarán correcciones nuevas en cuanto al plan de trabajo anual que se había generado, para poder adaptarlas a las realidades del contexto actual, teniendo en cuenta los datos reales de la empresa para evitar sorpresas desagradables, especialmente en términos de flujo de caja.

Es por esto que los cuadros de mandos son muy útiles, ya que nos permiten realizar y ampliar  previsiones financieras, que son esenciales para:

  • Determinar objetivos 100% realistas en cuanto a facturación se refiere.
  • Anticipar un aumento en la carga.
  • Para poder adelantarnos ante un lanzamiento inesperado de una nueva actividad o la contratación de un nuevo empleado.
  • Para anticipar problemas de flujo de caja.
  • Nos va a permitir realizar maniobras alrededor de un sobregiro mientras se resuelven situaciones a corto plazo.
  • Negociar la recaudación de fondos con los inversores.
  • Nos va a permitir verificar el rendimiento empresarial y mantenerlo.

Establecer un tablero de administración

El cuadro de indicadores se basa en el establecimiento de objetivos cuantificados relevantes. La primera tarea es, por tanto, encontrar los indicadores clave adaptados a nuestra empresa y, en base a ellos, formalizar los objetivos.

Existen 4 categorías de indicadores a utilizar dependiendo de la actividad de la empresa:

  • Indicadores económicos: que miden resultados y costes.
  • Indicadores físicos: que miden la calidad del producto, procesamiento de pedidos, logística, entre otros.
  • Indicadores humanos: encargados de medir el desempeño de los empleados productivos (consultores, trabajadores, entre otros).
  • Indicadores de seguimiento de proyectos: que ayudan a medir el progreso de un proyecto.

Depende de nosotros elegir los indicadores que utilizaremos para nuestro panel de gestión de acuerdo con lo que deseamos medir.

Las previsiones financieras que realizamos antes de la creación de la empresa proporcionarán el marco y los puntos de referencia para el futuro.

Los cuadros son realmente muy sencillos y pueden ser hechos muy fácilmente siempre y cuando se tengan identificadas las problemáticas a atacar.

Hagamos que estas herramientas sean aceptadas en la empresa

Debemos confiar en nuestro personal en el campo y no imponer nuestras ideas para producir los cuadros de mando. También, se recomienda la co-construcción con las personas involucradas (técnicos, comerciales, servicio postventa, etc.) para que esta herramienta sea aceptada y utilizada con naturalidad.

No debemos dudar en involucrarlos desde el principio, en un subgrupo, por ejemplo, para diseñar el tablero. Esto nos ahorrará algunos inconvenientes (información irrelevante y demasiada o ninguna información) mientras que además, nos brindará una perspectiva más cercana a la realidad. 

Por último, asegurémonos de que la compilación de todas las tablas sea fácil de leer y tomar decisiones.

Analizar las lagunas

El cuadro de mando destaca las discrepancias entre las previsiones y el nivel real de actividad de su empresa. Debemos, por tanto, como primer paso, realizar un diagnóstico de estas diferencias y determinar las razones por las que el nivel de actividad de nuestra empresa difiere de nuestros objetivos:

  • ¿Son demasiado altos para el entorno en el que opera su negocio?
  • ¿Aparecieron problemas internos?
  • ¿Está mal la situación?

Para empresas muy jóvenes que aún no tienen historia, el análisis semanal o mensual de las brechas, permite comprender mejor la evolución y formular objetivos precisos y realistas. Una vez que se complete su diagnóstico, será el momento de implementar acciones correctivas para mejorar el rendimiento de su negocio y remediar los malos resultados.

Refinar las acciones correctivas

Gracias al cuadro de mando de gestión, también podremos saber, punto a punto, si se han cumplido o no los objetivos fijados previamente.

Si no se logran los objetivos, es necesario:

  • Entender las razones: falta de esfuerzo comercial, un nuevo competidor, un aumento de precio de un proveedor, por ejemplo.
  • Elegir las mejores acciones a desplegar para remediarlos: puesta en marcha de una acción de comunicación, reducción de stocks, cambio de modo de transporte, entre otros.

Así que si somos creadores de negocios, podremos controlar más fácilmente su desarrollo, gracias al seguimiento de nuestros objetivos financieros, de marketing, comerciales, entre otros. 

Podemos valorar las diferencias entre la previsión de nuestro plan de negocio y la realidad (cifras reales) y tomar, en nuestro caso, las decisiones necesarias para emprender las acciones necesarias para rectificar la situación y alcanzar los objetivos fijados.