Onboarding virtual: el plan que necesitas para integrar con éxito a tus nuevos talentos

Es natural que en los primeros días de trabajo, el nuevo empleado sienta nervios, desorientación y hasta miedo de no satisfacer las expectativas del jefe. Con el trabajo remoto quizá la presión disminuya, pero, de todas maneras, está presente. Una fórmula para resolver este problema es realizar un buen proceso de onboarding virtual.

Con el onboarding virtual podrás agilizar la integración de los nuevos empleados mediante experiencias gratificantes y memorables. ¿Quieres saber de qué manera? Entonces, sigue leyendo este artículo. Te explicaremos qué es el onboarding virtual y el paso a paso para realizarlo de manera efectiva. ¡Empecemos!

¿Qué es el onboarding virtual?

En primer lugar, debes saber cuál es la diferencia entre el onboarding virtual y la inducción, porque se piensa que son lo mismo. La inducción es una parte del onboarding, la cual consiste en proporcionar al nuevo empleado toda la información relevante de la empresa: la historia, su filosofía, los valores, las metas corporativas y los riesgos laborales.

En cambio, el onboarding virtual es un proceso largo que se centra en trabajar la parte emocional del nuevo empleado, busca asegurarse que desde los primeros días se sienta cómodo, seguro y muy motivado, y que cuente con todas las herramientas de trabajo a su disposición.

Algo que debes tener presente, es que una primera buena impresión y un acompañamiento cálido son los ingredientes para cosechar una relación de confianza y fidelizar a largo plazo. Si el talento nuevo percibe actitudes indiferentes, respuestas cortantes o, peor aún, no le presentan ni a sus compañeros, su inicial incertidumbre o desazón puede precipitarlo a renunciar. ¡Mitiga estos riesgos con un programa de onboarding virtual efectivo!

Equipo de trabajo. Fuente: Freepik.

¿Cómo realizar un proceso de onboarding virtual?

Ahora veamos los cinco pasos para crear tu programa de onboarding virtual.

1. Prepara una agenda

Una de las desventajas del teletrabajo es la dificultad para integrar a los equipos. Desarrollar amistades se torna difícil cuando la comunicación no es directa y, sobre todo, cuando cada uno se concentra de lleno en sus actividades diarias y las coordinaciones son escasas.

Distinta es la camaradería que se entabla en la cafetería o en la oficina, en las que definitivamente se pueden construir relaciones auténticas y duraderas. Sin embargo, a pesar de estas limitaciones, hay varias estrategias que puedes incorporar en tu plan de onboarding virtual para hacer sentir a los nuevos colaboradores como parte de la familia.

Para empezar, debes elaborar un plan de bienvenida que contenga todas las actividades indispensables en las etapas de inducción, adaptación e integración social. Para ello, puedes usar herramientas colaborativas, como Zoom, Google meet o Microsoft Team.

Por ejemplo, una reunión virtual en la que cada compañero de trabajo se presente, que cuente un poco sus funciones y exprese su disposición de atender cualquier duda que tenga el colaborador, le ayudará a entrar más en confianza consigo mismo

Además, es importante que tenga a la mano el organigrama de la empresa para que empiece a familiarizarse con los demás y que tenga claro a quién recurrir en cuestiones de soporte técnico, bienestar social y logística. En los siguientes párrafos ahondaremos más sobre qué otras actividades de onboarding virtual debes considerar.

Agenda. Fuente: Pexels.

2.  Asegúrate de tener listo el espacio de trabajo

En esta etapa del onboarding virtual es fundamental que antes de la incorporación del nuevo empleado esté listo todo su espacio de trabajo: desde las carpetas compartidas, las plataformas virtuales, los usuarios y contraseñas al correo y las aplicaciones en el celular.  

Hay muchas formas de facilitar la capacitación en el uso de ciertas plataformas. Puedes recurrir a formatos digitales como diapositivas, e-books, videos tutoriales, glosarios, checklist o una reunión virtual con un compañero elegido para la formación. De esta manera, todo fluirá sin el menor tropiezo.

3. Imparte formación sobre el puesto y la empresa

Si ya está definido que un compañero de trabajo será el mentor en la formación del puesto, entonces previamente debe haber recibido claras directrices de cómo debe ser su manera de conducirse con el nuevo empleado. A continuación, una serie de recomendaciones que no pueden faltar en el onboarding virtual.

  • Ser accesible.
  •  Atender con celeridad las inquietudes del nuevo empleado.
  • Que ese día de preferencia tenga menos carga laboral.
  • Que revise las tareas del nuevo empleado y haga observaciones constructivas ante posibles errores.

En cuanto a la formación sobre la empresa, no te olvides de facilitar al correo electrónico el código de normas éticas, el contrato con las firmas digitales, quiénes y cómo son los clientes de la empresa, los objetivos del área y los objetivos generales.

 Además, para asegurarte de que el nuevo talento haya comprendido toda la información proporcionada, los cuestionarios de evaluación serán claves.

Formación. Fuente: Freepik.

4.  Aplica una dinámica rompehielo

Una dinámica rompe-hielo  es ideal para inyectar una buena dosis de motivación y eliminar hasta el último residuo de tensión. Con este recurso te acercas a tu propósito de lograr un óptimo onboarding virtual, así que no dudes en aplicarlo tanto en el primer día de trabajo como en el transcurso de la primera semana.

Un juego de preguntas y respuestas para promover la interacción grupal y así extraer información sobre posibles intereses afines contribuirá a que el nuevo talento sepa con qué compañero quizá puede trabar una amistad más cercana. Pueden ser tres preguntas por persona y elegir al azar quién responderá.

5.  Haz un seguimiento y da feedback

Finalmente, cada día al finalizar la jornada del nuevo talento, revisa las tareas entregadas y mediante un checklist verifica cuáles son los aspectos en los que debería mejorar. Una retroalimentación constructiva y el reconocimiento del esfuerzo influirá de manera positiva en su estado de ánimo y, por consiguiente, en sus ganas de dar lo mejor cada día. 

Incluye en tus estrategias de retención del talento la experiencia de onboarding virtual y enamora a tus trabajadores desde el primer día. ¡Nos vemos en el siguiente artículo!