Una de las preguntas más frecuentes que se hacen las empresas, hoy en día, es qué pasos estratégicos dar para conectar de manera profunda con su audiencia. Y si bien existen varias fórmulas para lograrlo, una de ellas entraña múltiples beneficios si se saben aplicar correctamente los procedimientos. Así que ¡presta mucha atención!, porque en este artículo aprenderás a saber cómo hacer una conferencia cautivadora y productiva.
Las conferencias son más que puentes de comunicación con el público. Si bien están muy presentes en el ámbito académico y político, en el mundo empresarial tienen una sustancia especial. Entre las ventajas de la conferencia destacan las siguientes:
- Atraen más contactos profesionales
- Afianzan las relaciones con los socios, clientes, equipos y periodistas
- Fortalecen la reputación de la marca
- Amplían la cartera de clientes
- Te mantienen actualizado sobre la coyuntura en el mercado
¿No son increíbles sus beneficios?, ¿te animas a dar una conferencia empresarial? Si es así, ¡toma nota! En las siguientes líneas están reunidos los pasos para realizar una conferencia de gran impacto, que responda a tus propósitos anhelados.
¿Listo? ¡Aquí vamos!
1. Define el tema y establece objetivos claros
El punto de partida de toda conferencia es elegir un tema novedoso, de interés público y claro. Mientras más específico sea el tema, más fácil será reunir la información que necesitas. Uno de los errores más comunes que se cometen en este paso es pecar de generalistas. No pretendas abarcarlo todo. Sé preciso y ahorrarás tiempo y energías.
Una vez delimitado el tema, es momento de definir los objetivos de la conferencia. Estos van a variar en función a las necesidades e intereses de las empresas. Debes preguntarte, ¿qué es lo que quiero lograr?, ¿qué impresión duradera quiero generar en la audiencia?, ¿cómo quiero que se recuerde ese momento?, ¿qué frases deseo que se interioricen?
Ya sea que quieras dar una conferencia de prensa para difundir tu marca, anunciar alianzas institucionales, lanzar un nuevo producto al mercado, fijar una postura sobre una problemática o aclarar varios puntos ante una situación de crisis, planificarlo todo con antelación te dará la confianza, tranquilidad y determinación de comunicar un buen mensaje.
2. Define a tu público
Ahora bien, para el segundo paso de nuestra guía sobre cómo hacer una conferencia, necesitarás tener bien en claro a tu público meta. ¿A quién va dirigida la conferencia? A partir de esta pregunta se desprende la respuesta. Por ejemplo, si un banco lanza un programa de asesoramiento gratuito a emprendimientos tecnológicos, los perfiles de su público serán líderes de startups, periodistas económicos, ongs e instituciones comprometidas con el éxito de estos negocios emergentes.
3. Planifica
Hazte las siguientes preguntas: ¿la conferencia será presencial o virtual?, ¿cuántas personas invitaré?, ¿cuántas personas asistirán al evento? Así sabrás si te conviene alquilar un auditorio amplio, acogedor y ventilado, la cantidad de material informativo por imprimir, el catering, el equipo de sonido, el mobiliario y la iluminación.
Y si te animas por aprender cómo hacer conferencias virtuales, estas herramientas colaborativas son para ti:
a) Microsoft Team. Esta plataforma te ofrece hasta 100 participantes por reunión durante 60 minutos. Y si deseas más beneficios, tienes el plan Essentials de 4 dólares al mes que contempla reuniones ilimitadas, 300 participantes como máximo y 10 GB de almacenamiento en la nube por usuario.
b) Zoom. Es una herramienta muy popular y una de las más usadas en el mundo empresarial. La versión gratuita te ofrece reuniones de hasta 40 minutos como máximo. Para gozar de más ventajas, sus planes fluctúan entre los 149 y 240 $ al año. Entre sus beneficios destacan los siguientes: mayor capacidad de almacenamiento, reuniones ilimitadas de hasta 1000 participantes, transcripción de grabaciones, incorporación de la imagen de la marca, entre otros.
¿Cómo hacer una conferencia por zoom? Puedes acceder a la plataforma con una cuenta de Google o de Facebook. En el panel principal debes dar clic en agendar una nueva cita, luego aparecerá una ventana con campos que llenar como el nombre de la reunión, la descripción, la fecha, la hora, las opciones para activar la cámara y silenciar a los participantes. Una vez guardado los cambios se genera un enlace de invitación.
c) Google Meet. A partir de $ 8 al mes puedes organizar reuniones ilimitadas con un máximo de hasta 150 participantes, tienes mayor seguridad y privacidad, asistencia en varios idiomas y mayor capacidad de almacenamiento.
¿Cómo hacer una conferencia por Google Meet? Basta con tener una cuenta de Gmail. En la pantalla principal das clic en programar una videollamada por el Google Calendar, enseguida aparecerá una ventana para configurar los datos de la reunión. Hay campos que llenar como el título, la hora, la fecha, el correo de los invitados y los permisos de los invitados. Cuanto todo esté listo, presiona en guardar, continuar y la actividad se visualizará en el calendario. En los tres casos, puedes cambiar de fondo, agregar efectos especiales, ajustar el audio y la calidad de imagen.
4. Elabora la estructura de tu conferencia
¿Cómo hacer la estructura de una conferencia? Diseña tu hoja de ruta, esto le dará un orden a la programación. Este ejemplo te puede ser de gran utilidad:
1. Registro de invitados, sus correos electrónicos y números de celular
2. Presentación del evento y agradecimiento a los presentes
3. Inicio de la ronda de expositores
4. Receso
5. Continuación de las demás exposiciones
6. Conclusiones generales
7. Invitar al público a participar con preguntas
8. Ceremonia de cierre
9. Sesión de fotos
10. Analizar si se han cumplido los objetivos
5. Arma tu equipo de expositores
Cada organización tiene sus propios especialistas, representantes o voceros corporativos, pero, en caso de abordar un tema fuera de tu dominio, es importante recurrir a los expertos indicados. En ese sentido, siguiendo los consejos de nuestra guía sobre cómo hacer una conferencia, estos pueden ser líderes de opinión de gran notoriedad pública como intelectuales, referentes locales o influencers que deben compartir la misma filosofía de la empresa, los valores y su misión.
Para ello, estudia bien su formación académica y experiencia laboral, y si son personas íntegras, coherentes, transparentes, confiables y con un fuerte compromiso social. El historial pulcro de cada personaje suscitará buenas impresiones sobre la marca.
El moderador no debe faltar en tu equipo, de hecho es una pieza clave, ya que se encarga de darle orden, dirección y dinamismo a todo el proceso. Además, es el que articula la participación de todos, mide el tiempo, promueve la retroalimentación y hace que nada se salga de su cauce; es decir, que todo salga tal cual está escrito en el libreto.
6. Investiga
En esta etapa consulta varias fuentes. Si ya está definido que un especialista de la organización será el expositor, no basta con la información que dispone, los temas evolucionan, y por ende, es importante actualizarse sobre las últimas novedades.
Recurre a libros, blogs especializados, consulta el material de los talleres, capacitaciones, cursos o diplomados que has llevado; explora tu experiencia y forma tus propias reflexiones sobre lo que has aprendido y compártelas.
7. Escribe los guiones
Procura que la información tenga una secuencia lógica. Si la conferencia empresarial consiste en lanzar un nuevo producto al mercado, no conviene ir directamente al grano. La introducción debe ser interesante para enganchar con la audiencia. Para ello, puedes escribir acerca del problema que has identificado en la sociedad a través de una historia.
Además, puedes recurrir a citas ingeniosas de autores, formularte preguntas, apoyarte del material que compartes en pantalla, pero no cometas el error de clavar los ojos en el papel por largo rato: eso podría denotar poca preparación e inseguridad. Precisamente, antes de la presentación, practica varias veces, pero no memorices, explica lo que has escrito de una manera fluida y desenvuelta.
En la parte del desarrollo, da detalles acerca de tu producto, demuestra cómo funciona, qué aporte de valor genera en la sociedad, presenta los testimonios que has conseguido y ya en el cierre, comparte una conclusión general.
8. ¡Sé una estrella!
Es el momento de demostrar tu poder de persuasión y de dominio del tema. Ten en cuenta estos consejos prácticos:
- Sé claro y enérgico
- Evita el uso de palabras técnicas
- Si es una videoconferencia mira directamente a la cámara
- Relájate y habla con naturalidad
- Deja silencios cortos
- No te desvíes del tema
- Desplázate por el escenario
- Adopta una postura erguida
- No corras, deja que fluyan poco a poco las ideas
9. Difunde el evento
Difunde la conferencia empresarial antes, durante y después del evento. Tu equipo de redes sociales debe estar atento a todos los detalles, debe verificar la cantidad de likes, los compartidos y los comentarios que suscitan a partir de las publicaciones.
10. Haz un balance
Haz un balance general del evento, pregúntate qué salió bien, qué puede mejorar, qué te hizo falta, si fue lo que esperabas. Finalmente, anota todas las observaciones que tengas en una hoja para que en la siguiente presentación se reduzcan los errores al mínimo.
Un conjunto de factores intervienen para hacer conferencias más productivas, memorables y auténticas. Como te has dado cuenta, no es suficiente con diseñar un buen plan, las directrices para cada área deben estar bien definidas, la puntualidad debe ser cumplida rigurosamente y debes ser optimista en todo momento. ¡Aplica estos pasos para hacer una conferencia y verás excelentes resultados!
