Estos son los mejores consejos para hacer una reunión creativa con tu personal

En cualquier ámbito de trabajo, ya sea en empresas privadas o en sectores públicos, el aumento de la productividad es, probablemente, uno de los aspectos más importantes y valorados. Para ello, se requiere un equipo de trabajo enfocado en las tareas que tiene que hacer, motivado por los objetivos a alcanzar y con la confianza plena de que su aporte es esencial para que todo marche mejor.

Sin embargo, hay múltiples factores que atentan contra estas cuestiones alterando el funcionamiento del equipo y, por lo tanto, reducen la productividad. Más allá de situaciones externas —como pueden ser problemas de índole familiar de alguno de los empleados, por ejemplo—, hay cuestiones hacia el interior de la empresa que, de no manejarse bien, pueden resultar un dolor de cabeza: las reuniones de trabajo improductivas. Extensas jornadas de conversaciones en el aire, sin un sentido, que no aportan ningún valor al trabajo en sí y que lo único que hacen es aburrir a los empleados y quitarles tiempo de productividad neta.

En este artículo repasaremos algunas características para sacar el mayor provecho posible a estos encuentros para convertirlos en una reunión creativa.

¿Cuándo una reunión de trabajo es efectiva?

A esta pregunta se la puede contestar con otra pregunta: ¿se lograron avances a partir de esta reunión? Si la respuesta es positiva, entonces la reunión habrá servido. De nada sirve hacer una reunión de equipo si al finalizar la misma no se resolvió ni se mejoró ninguna situación previa a ella.

Una reunión de trabajo efectiva permitirá a los trabajadores mejorar su actividad laboral y, por lo tanto, aumentar su productividad a la vez que sentirán que su tiempo no fue desperdiciado en una conversación que no tiene ningún sentido.

¿Cómo lograr una reunión de trabajo efectiva?

No tener en claro los objetivos, que no estén las personas correctas, que queden temas inconclusos o que la reunión se demore por la ausencia de alguien son algunos de los principales motivos por los cuales muchas reuniones de trabajo no llegan a buen puerto y la causa de que sean mal vistas con antelación.

Es por eso que es importante tener en cuenta los siguientes aspectos para sacar el mayor provecho a las reuniones de trabajo:

  • ¿Cuán necesaria es la reunión?

¿El tema a tratar es imprescindible? ¿Es necesario que participen todos? ¿Es necesaria una reunión o con una simple charla se soluciona? Tener en cuenta esto será clave a la hora de elegir o no plantear una reunión y definir quiénes participen de ella.

Convocar una reunión que no tiene un objetivo concreto no solo que es de gusto, sino que puede volverse improductivo en los términos que los empleados estarán destinando su tiempo de productividad a una charla que no lleva a ningún lado. Por este motivo, también es importante pensar en quiénes necesariamente deben participar de la reunión, ya que de nada servirá quitarles el tiempo a aquellos trabajadores que nada tienen que ver con lo que allí se defina.

  • Establecer los objetivos y temas que se van a tratar

Reunirse por reunirse no llevará a ningún lado: toda reunión tiene que tener un objetivo en concreto que permita solucionar un problema o mejorar la realidad organizacional. Con este objetivo como norte, subdividir la reunión en temas y metas permitirá un mayor orden y hará que la reunión sea mucho más fluida y productiva.

  • Definir e informar a los asistentes

Como se mencionó anteriormente, es importante tener en claro qué personas son imprescindibles para formar parte de la reunión. Por un lado, porque si el tema a tratar incluye a una persona que no está, la reunión será en vano y, por otro lado, porque de nada servirá tener en la reunión a trabajadores que no sacarán ningún tipo de provecho de la misma.

Informar a los asistentes con el tiempo necesario será de mucha ayuda y confirmar su presencia más aún para poder planear la reunión con el menor margen de error posible.

  • Ser puntuales

“El tiempo es oro”, reza el refrán popular y en estas situaciones no es la excepción. Empezar las reuniones en el horario pautado permitirá sacarle el mayor de los provechos, evitando reformulaciones o que queden temas sin tratar.

Además, pocas cosas más tediosas que estar aguardando por el comienzo de una reunión de trabajo cuando ese tiempo de demora se podría estar destinando a realizar el resto de tareas asignadas.

Establecer un límite horario también ayudará, ya que evitará caer en dispersiones innecesarias y aprovechar mejor el tiempo, a la vez que les permitirá a los asistentes conocer de antemano cuánto tiempo le demandará la reunión, pudiendo organizar el resto de su agenda.

  • Todos importan

Bien definidos los asistentes de la reunión, nadie debería estar en la misma sin nada que aportar. Una reunión con una sola voz parlante dará como resultado un solo punto de vista, por eso es importante que todos los que participan puedan dar su opinión. A mayor participación, más dinámica y rica será la reunión.

  • Conclusiones

A la hora de plantear el temario, no está demás dejar un ítem para repasar las conclusiones al finalizar la reunión. De esta manera, y por si queda alguna duda, todos los participantes de la reunión podrán repasar y tener un panorama concreto de lo charlado. Esto permitirá fijar todos los conceptos hablados y asegurar que cada uno de los participantes sabe cuáles son sus tareas y plazos a cumplir.

  • Seguimiento fuera de la reunión

Más allá de lo efectiva que pueda resultar la reunión, compartir con los participantes una minuta con los temas principales que se trataron y las tareas asignadas a cada uno no está de más. De esa manera, se evitará cualquier malentendido y asegurar que todos tengan en claro los pasos a seguir.

¡Manos a la obra!

Ahora sabes cómo organizar una reunión de trabajo que resulte exitosa. Compartí estos consejos con tus compañeros para evitar extensas jornadas sin sentido y hacer reuniones laborales súper productivas.