¿Cuáles son los mejores software de gestión documental?

Las organizaciones, más allá de su tamaño y al rubro al que se dediquen, siempre se muestran interesadas en contar con algún Software de gestión documental, lo que conlleva directamente a que su trabajo se vea simplificado.

Con el avance de la tecnología, ciertos aspectos no quedaron exentos y uno de estos es el ámbito laboral y empresarial, en donde las empresas buscan optimizar sus recursos de diferentes maneras como reducir el uso de papel, automatizar tareas como la de selección de personal, reducir tiempo al realizar ciertas tareas y combinar el trabajo humano con ciertas tecnologías, y en este caso, el uso de un Software de gestión documental, es necesario para que la organización este al día con esta revolución tecnológica actual.

Un Software de gestión documental posibilita la gestión y la organización de documentos sin dejar de lado los datos o información importante. Generalmente, estos programas son adquiridos con fines específicos como que los archivos se encuentren seguros, que exista un cumplimiento eficaz de las normativas, que pueda accederse de forma rápida y sencilla a los archivos y para evitar la preocupación que supone la pérdida de ciertos documentos o información.

  1. Los mejores Softwares de gestión documental

Al producir documentos y archivos, las empresas deben tener regulación, control y planeación en lo que refiere a las distintas áreas administrativas que conforman la estructura empresarial.

Para esto es necesario contar con un Software de gestión documental adecuado, según las necesidades de la organización en cuestión.

Existen muchas herramientas para este tipo de gestión, pero los programas más utilizados y conocidos son los siguientes:

  1. Docu Ware: más allá del tamaño de la organización, este Software permite estar en contacto con los archivos de las distintas áreas administrativas de la empresa como la de ventas, finanzas, Recursos Humanos, etc., rápidamente porque cuenta con una interfaz clara y con la finalidad de gestionar el tiempo eficazmente.
    A través de este Software se permite digitalizar documentos, automatizar procesos y optimizar costes.
    Algunas de sus funciones principales consisten en poder dar ciertos niveles de permisos para mantener confidencialidad respecto a información delicada, clasificar documentos o aprobar contratos, entre otras;
  2. Managemart: se trata de Software muy versátil, ya que, los usuarios pueden usar su dispositivo para llevar a cabo todas las funciones. Es muy útil, sobre todo, para aquellas personas que realizan su trabajo desde el domicilio de los clientes.
    Entre sus características se encuentran las de contar con un calendario y la gestión de empleados, entre otras;
  3. Microsoft Sharepoint Online: con este Software de gestión documental se consigue un espacio común en la nube de Office 365 en donde pueden hacerse colaboraciones en páginas web, listas, documentos y también pueden llevarse adelante búsquedas de información;
  4. File Hold: tiene varias funciones como el control de versiones, la posibilidad de generar formularios para introducir metadatos, control de acceso personalizable y buscador, entre otras.
    Este Software de gestión documental solo se encuentra disponible en inglés y si se necesita la utilización del mismo en otro idioma, lo que se debe hacer es pedirle al proveedor que gestione la personalización del mismo, con el correspondiente precio adicional;
  5. M Files: esta opción de Software cuenta con el modo offline cuando no hay conectividad o compatibilidad con Microsoft Office 365.
    Para disfrutar de las funciones en su totalidad, el usuario debe contratar la versión Enterprise;
  6. PDFelement Pro: a través de este Software se pueden gestionar y organizar documentos PDF. Se puede realizar edición, conversión y también compartir documentos PDF.
    Además, pueden editarse textos, imágenes, resaltar, estampar, firmar, agregar notas adhesivas a un documento PDF y se pueden convertir los mismos a otro formato, entre otras;
  7. Open DocMan: sus funciones principales son el almacenamiento y servir como fuente de acceso a los documentos de forma centralizada. Es compatible con Mac y Windows y puede ser utilizada como una aplicación en dispositivos con sistema iOS, Android, Windows y BackBerry.
    Permite el uso compartido de aplicaciones, la seguridad de las mismas y puede ser utilizado en distintos idiomas;
  8. FossLook: es una herramienta para gestionar documentos electrónicos que fue ideada principalmente para organizar los archivos, eliminándolos de su formato en papel y para almacenar información importante en el sistema. La eficiencia y la productividad de la organización se verá mejorada con este Software;
  9. BropBox Business: este Software está ideado para organizaciones con la finalidad de compartir documentos de forma sencilla. A través de este Software de gestión documental se pueden compartir datos de forma instantánea, permite que se realice un seguimiento de distintas actividades, se pueden borrar y transmitir documentos de forma remota y también pueden recuperarse archivos, entre otras funcionalidades;
  10. Scopidea: este Software de gestión documental permite el almacenamiento de los archivos en un lugar centralizado. Facilita la organización y estructuración del contenido para la gestión de documentos, genera mails automáticamente cuando se realizan cambios en un documento, los cambios que se realizan quedan registrados y se hace un seguimiento de los mismos, entre otras características.
  1. Importancia y ventajas del Software de gestión documental en las empresas

Gracias a estos sistemas se pueden automatizar ciertos procesos, se pueden resolver casos a tiempo y con precisión, conseguir y distribuir documentos e información importantes, se elimina el trabajo manual que en muchas ocasiones se torna tedioso y complejo, se reduce tiempo y se ahorra dinero optimizando los procesos.

El Software de gestión documental es elemental hoy en día para administrar documentos, digitalizar formularios y archivos.
Según investigaciones relativas a este tipo de Softwares, se estima que una persona demora aproximadamente 12 minutos en procesar un documento y 9 minutos en buscarlo, sacarlo y archivarlo nuevamente, lo que se vería reducido ampliamente con el uso de un Software adecuado para la empresa en cuestión.

Además, entre las funciones que tiene la mayoría, se encuentra la de buscar datos, fotos, correos electrónicos y también puede compartirse información con los clientes de una forma segura, lo que hace que los mismos se sientan resguardados y cuidados por la empresa respecto a información sensible.