Cuadrantes de trabajo: la mejor herramienta para gestionar el horario de tus equipos

¿Tienes tantos trabajadores que te es difícil gestionar sus turnos rotativos? ¿Notas que los proyectos suelen entregarse fuera del plazo establecido y quieres mejorar la puntualidad? Si es así, entonces tienes que conocer qué son los cuadrantes de trabajo y cómo pueden ayudarte a gestionar los horarios de tus equipos de la mejor manera.   

El logro de un objetivo en el plazo previsto es fruto de una correcta administración del tiempo, un recurso fundamental que no se puede derrochar en asuntos de negocio; sin embargo, muchas veces cuando no se tiene claridad sobre cómo manejar los horarios de los trabajadores, especialmente si son numerosos y tienen turnos rotativos, viene la improvisación a querer entorpecer los esfuerzos conseguidos.

Por esta razón, en este artículo, te explicaremos en qué consisten los cuadrantes de trabajo, cuáles son sus beneficios y qué herramientas sencillas y sofisticadas tienes a tu disposición para organizar de manera eficaz los horarios de tus equipos. Así que, ¡acompáñame!

Equipos de trabajo. Fuente: Pexels.

¿Qué son los cuadrantes de trabajo?

La legislación laboral en la mayoría de países de América Latina establece entre 40 y 48 horas de trabajo a la semana y las empresas son quienes finalmente se encargan de distribuir el tiempo de sus empleados de acuerdo a sus necesidades y prioridades.

Aquí entran a tallar, precisamente, los cuadrantes de trabajo en la organización de estas jornadas. Puede que la carga laboral sea más intensa en las mañanas que en las tardes y que, por ello, sea razonable el hecho de contar con más empleados en ese horario respecto a otros.

Entonces, podemos definir a los cuadrantes de trabajo como una herramienta eficaz para gestionar los horarios de los equipos de trabajo mediante tablas que contengan la hora de entrada y de salida, los días de descanso y el período de vacaciones. Pero eso no es todo.

Hay que tener en cuenta que si el número de empleados es manejable, por ejemplo, 30, bastará con el uso de una grilla en Excel para organizar sus horarios; sin embargo, cuando son 50, 100 o más trabajadores y todos tienen turnos rotativos, ahí será mejor recurrir a plataformas modernas, dada la complejidad de la cifra y el volumen de información.

Ya más adelante profundizaremos sobre este punto. Por ahora veamos cuáles son los  beneficios de los cuadrantes de horarios.

Beneficios de los cuadrantes de trabajo

Es momento de conocer cuáles son los principales beneficios de los cuadrantes de trabajo. 

1. Mantienen a los jefes informados

Los cuadrantes de trabajo deben estar a la vista de los jefes de cada departamento y de los gerentes. Por ello, es recomendable colocarlos en el mural de las oficinas, distribuirlos por correo electrónico y programar las reuniones de trabajo en Google Calendar.

De esta manera, tanto jefes, gerentes y recursos humanos podrán saber con qué empleados cuentan en un determinado turno para coordinar, atender eventos fortuitos y organizar temas tan vitales, como por ejemplo, la preparación de los equipos para los simulacros de seguridad, que son obligatorios en todas las empresas al menos tres veces al año.

Ahora bien, ¿cómo hacer un cuadrante de trabajo? Para empezar, cada área debe tener su propio cuadrante laboral, el cual será cambiado semanal o mensualmente, dependiendo de los requerimientos de la empresa. En la tabla deben consignarse los siguientes componentes: las semanas, el nombre de los empleados, los cargos, los horarios y días de descanso.

A continuación, te mostramos un modelo de cuadrante de trabajo por turnos rotativos:

Gráfica de Excel.

Si tienes una gruesa plantilla, conviene recurrir a plataformas como Kenjo, Bizneo, PayFit y Sesame. Sus sistemas se adaptan a cualquier industria, tienen una interfaz intuitiva, amigable, personalizada, de fácil configuración de los horarios y te dan una visión diaria, semanal y mensual de los turnos de trabajo por área.

Además, podrás monitorear las bajas, los días libres, las vacaciones, la variación de los horarios a lo largo de las semanas y qué trabajadores aún están bajo la modalidad remota. Todos los empleados estarán al tanto de cuando les toca trabajar desde sus dispositivos móviles.  

¿No te parece increíble? En definitiva, estas herramientas son ideales para la gestión de turnos rotativos. Pero, aún nos falta explorar varios aspectos. Así que, ¡sigamos aprendiendo!

 2.  Permiten al trabajador planificar sus actividades personales

Los cuadrantes de trabajo mantienen a los empleados informados de sus horarios y las variaciones que se dan a lo largo de las semanas. Lo ideal es que siempre sean avisados de los cambios con una semana de anticipación, por lo menos, para planificar bien sus actividades personales y familiares. 

En este punto, se debe tener especial cuidado. Muchas empresas por querer cubrir todos los turnos de trabajo para asegurar el 100% de la operatividad, suelen hacer prevalecer sus decisiones por encima de la de sus equipos de trabajo. Estas decisiones pueden ser cambios de la noche a la mañana que pueden afectar a sus empleados con trastornos del sueño y deficiente desempeño, lo cual puede ser contraproducente a los objetivos.

Por esta razón, se debe buscar el equilibrio entre cubrir las necesidades de la empresa y las necesidades de los trabajadores, de manera que se respeten sus derechos y se proteja su salud física y mental para asegurar su productividad y el éxito de la empresa. La empatía, la comunicación y la transparencia serán de vital importancia en las relaciones de trabajo. Haz que se vean reflejadas en la planificación de los cuadrantes de trabajo.

Calendario de trabajo. Fuente: Freepik.

3. Facilitan el reconocimiento de las horas extras

Gracias a los cuadrantes de trabajo, en los cuales está definida la hora de entrada y de salida de los trabajadores, es posible el reconocimiento de las horas extras siempre y cuando las jornadas se desarrollen de manera presencial; es decir, bajo la vigilancia del jefe y con la ayuda de un lector de huella digital a la entrada del recinto.

Distinta es la modalidad remota, en la cual el trabajador no es fiscalizado y ,si bien está sujeto a un horario, es difícil determinar si le corresponde la compensación por horas extras, ya que es él quien finalmente en la práctica maneja sus propios tiempos para el cumplimiento de cada tarea.

Si bien hay una predilección entusiasta por el trabajo remoto, debido a que se goza de una mayor flexibilidad y se disfruta más de la familia, no suele asegurarnos de que la jornada culmine a tiempo, ya que hay distracciones domésticas que inevitablemente tendrán una repercusión en la jornada laboral.

Jornada de trabajo. Fuente: Pexels.

4. Garantiza la atención permanente del cliente

Otra de las ventajas de los cuadrantes de trabajo es que garantizan la atención permanente de los clientes. Habrá algunas empresas que cubran solo mañanas y tardes y otras las mañanas, tardes y noches en turnos rotativos de 8 horas. 

Todo dependerá de si su funcionamiento es de carácter urgente de lunes a domingos las 24 horas del día o, en todo caso, si tienen alta demanda de clientes. Lo cierto es que los cuadrantes de trabajo no pueden faltar en tu empresa, ya que no solo le dan un orden a los horarios de los equipos, sino que si se gestionan de manera responsable y justa, podrás alcanzar tus metas corporativas. ¡Hasta pronto!