¿Cómo realizar un cronograma de actividades de un proyecto? Descúbrelo en esta completa guía

¿Tienes un proyecto en mente y no sabes cómo organizarlo? ¿Temes que tus equipos de trabajo no lo comprendan? ¿No sabes qué herramientas utilizar para ejecutarlo? Si es así, entonces tienes que saber qué es un cronograma de actividades de un proyecto y cómo elaborarlo paso a paso.

Ya sea un proyecto pequeño o grande, todas las empresas tienen la necesidad de crear sus proyectos particulares para atender varias problemáticas. Estos pueden ser desde estrategias publicitarias para captar más clientes, políticas de reciclaje para reducir el grado de contaminación, hasta la construcción de una carretera que unirá dos localidades remotas.

El cronograma de actividades de un proyecto es infaltable, por esta razón, en este artículo, te explicaremos en qué consiste y el paso a paso para que puedas realizarlo de manera efectiva y todo en una completa guía. Así que, ¡empecemos!

Equipo de trabajo. Fuente: Pexels.

¿Qué es un cronograma de actividades de un proyecto?

Es una herramienta eficaz para la gestión de proyectos y tiene cuatro componentes: actividades, el orden cronológico de las actividades, los plazos de entrega y el progreso que será monitoreado en un diagrama. Sin embargo, vamos poco a poco, pues ya ahondaremos más al respecto en los siguientes párrafos.

Primero debes tener claro que si no elaboras un cronograma de actividades de un proyecto y nada más registras toda la información en una carpeta, corres el riesgo de postergarlo de manera indefinida y quizá nunca lo ejecutes; de ahí, la importancia de organizarte con tus equipos de trabajo, distribuir responsabilidades y establecer tiempos límites.

¿Cómo realizar un cronograma de actividades de un proyecto?

Ahora veamos qué pasos debes seguir para tener éxito en tu proyecto.

1. Escribe de qué trata el proyecto

El punto de partida de todo cronograma de actividades de un proyecto es darle forma. Para ello, debes escribir un resumen y los objetivos en un documento editable al que tengan acceso todos los miembros del equipo. Puedes usar Google Workspace, una herramienta colaborativa bastante dinámica y popular en el mundo empresarial.

Imaginemos que, de repente, estás buscando aumentar el número de lectores de tu blog. Entonces, empieza por preguntarte cuántos lectores tienes y cuántos lectores deseas alcanzar en medio año. Asimismo, qué estrategias puedes aplicar para lograr los resultados anhelados.

2. Haz una lista de las tareas y ordénalas

En este segundo paso, haz una lista de todas las acciones que consideres necesarias para ejecutar el proyecto y luego ordénalas de manera cronológica. Continuando con el ejemplo expuesto arriba sobre el aumento de lectores en el blog de noticias, puedes ordenar las ideas en varios ítems:

  •  Definir estrategias.
  • Averiguar el costo de cada estrategia.
  • Averiguar si hay brecha de conocimientos digitales entre los redactores.
  • Capacitar a los que necesiten mejorar su storytelling o pulir su redacción.
  • Contratar más redactores.
  • Mejorar el feedback.

Hasta aquí, ¿qué te parece el cronograma de actividades de un proyecto? En definitiva, un excelente plan de trabajo. Y eso que nos falta seguir explorando más aspectos. Mientras todos los integrantes de tu equipo hagan lluvia de ideas la información se enriquecerá.

Lista de actividades. Fuente: Pexels.

3. Establece plazos razonables

Dependiendo de la complejidad del proyecto, los plazos de entrega variarán. Algunos pueden durar semanas, otros meses y hasta años; pero, para que no se alargue tanto, los tiempos de inicio y de final deben quedar claros en el cronograma de trabajo.  

Asimismo, otra forma de evitar los retrasos es que el líder del equipo le haga un seguimiento al avance de las tareas y motive a los demás a que se sigan esforzando en cumplir lo que les corresponde para lograr el objetivo final. El liderazgo y la empatía son claves en este punto. 

Calendario. Fuente: Freepik.

4. Haz una lista de los recursos que se necesitarán

Otro aspecto fundamental para el cronograma de actividades de un proyecto, es definir qué materiales se van a necesitar en cada tarea. Por ejemplo, si elaboras una encuesta para conocer el clima laboral de la empresa, porque trabajas un proyecto para fortalecer la cultura organizacional, entonces necesitarás plataformas, como Google Forms, QuestionPro o Zoho Forms.

Si tu proyecto consiste en grabar un curso digital gratuito para tus clientes, necesitarás un trípode, una cámara de buena resolución, lámparas, un estudio de grabación, accesorios de oficina, micrófonos de solapa y el vestuario adecuado del presentador. Todo lo que consideres necesario para tu cronograma de proyecto.

5. Elabora el diagrama de Gantt

Para realizar el cronograma de actividades de un proyecto, es importante usar el diagrama de Gantt, un método sencillo de organizar la información resumida del proyecto en un cuadro que tiene varias columnas y filas y en las cuales se consignan las actividades, las fechas de entrega, los responsables de las actividades y el tiempo de duración del proyecto.

Como bien apunta este artículo de HubSpot, el diagrama de Gantt es versátil, se adapta a cualquier proyecto y permite detectar posibles obstáculos, ver la evolución general del proyecto y reconocer a cada participante, según el color de las tareas asignadas.

El diagrama de Gantt lleva el apellido de su creador, Henry Gantt, ingeniero industrial estadounidense y figura notable en el campo de la productividad laboral a comienzos del siglo XX. Su trabajo trasciende hasta el día de hoy, ya que muchas empresas siguen usando su diagrama que nació a partir de su preocupación por aumentar el bienestar del capital humano.

A continuación, te mostraremos un modelo de cronograma de actividades.

Diagrama de Gantt

6. Colorea las tareas completadas

Finalmente, a medida que se vayan cumpliendo las actividades, asegúrate de colorearlas para ver el progreso del proyecto y, de esta manera, también sabrás si los demás están teniendo dificultades en la entrega de las tareas. Ahora que ya conoces todos los pasos para crear tu cronograma de actividades de un proyecto, es momento de poner manos a la obra.

No olvides motivar a tus equipos, tomar en cuenta sus opiniones para la mejora contínua del proyecto y decidir en conjunto para alcanzar los mejores resultados. ¡Nos vemos en el siguiente artículo!