¿Cómo dar un feedback negativo a tu equipo de trabajo?

La comunicación es la base de todas las relaciones. Sin ella, es muy difícil poder construir un vínculo sólido. Sin embargo, no solo se trata de comunicarse sino también de saber cómo hacerlo. Es decir, además de que debe haber comunicación, la misma debe ser clara, precisa, frecuente y, por supuesto, debe primar la escucha activa sin juicios previos.

En el ámbito empresarial el uso de la comunicación fue tenido en cuenta en el último tiempo y, gracias a esto, se han incorporado una serie de medidas que ayudan a mantenerla de forma fluida, puertas adentro. En la mayoría de las empresas se encuentra establecido el proceso que se debe seguir al momento de comunicar una novedad. Así mismo, también se configuraron espacios más blandos para generar conversaciones, como reuniones de equipo semanales o feedback.

Como herramienta de comunicación, el feedback positivo y el feedback negativo, surgen bajo la necesidad de hacer un seguimiento del desempeño de un trabajador (o equipo de trabajo) y dárselo a conocer a través de una conversación que permita poner en común las expectativas que la organización ha puesto en su trabajo y los resultados obtenidos.

Feedback positivo y feedback negativo

El feedback es sin dudas una herramienta que no puede faltar en toda organización. Permite evaluar el trabajo realizado, plantear el escenario actual y definir nuevas líneas de acción para el futuro. Al trabajador, se le ofrece la posibilidad de recibir una mirada distinta de la que él mismo puede llegar a tener sobre su trabajo. A la organización, le permite hacer un seguimiento más exhaustivo de los objetivos que se plantean.

Si hablamos de un feedback realizado por un superior, el empleado seguramente espere recibir reconocimiento por el compromiso y el trabajo realizado. Así mismo, este tipo de retroalimentaciones también son importantes para destacar nuevas cualidades del trabajador que quizás, hasta el momento, no habían salido a la luz.

Sin embargo, en un feedback no solo se repara en las cosas buenas o en buenos resultados obtenidos, también es necesario visualizar aquellos objetivos no cumplidos o puntos débiles de la persona. Quizás esta última situación, puede llegar a resultar más compleja de llevar adelante, es por eso que el buen resultado de este tipo de feedback dependerá de una buena planificación.

¿Cómo realizar un feedback negativo?

Para empezar, el feedback negativo es igual de importante que el feedback positivo. Es fundamental brindárselo al trabajador si su desempeño no ha sido el esperado o si ha cometido errores que no ha percibido. Algunos pueden ser  más fáciles de llevar adelante que otros, ya sea por las características de la persona, como por el tipo de devolución que haya que brindarle.

Cualquiera sea el contexto, los siguientes pasos, ayudarán a que la conversación suceda con mayor fluidez.

  1. Planificación previa

Cualquiera sea el tipo de conversación que vayamos a tener, sobre todo en el ámbito laboral, es fundamental planificar la conversación. Lo aconsejable es estipular una especie de guion, en donde puedan quedar definidos los puntos que deseamos intercambiar, qué es lo primero que vamos a decir y como continuaremos.

Quizás pueda dar buenos resultados practicar lo que queremos decir para ver cómo nos sentimos en esa situación y donde encontramos nosotros la dificultad. 

Por último y no menos importante, no debemos olvidar de destinar un espacio considerable a la escucha. Es decir, un momento para que el trabajador pueda dar su parecer sobre lo que está recibiendo.

  1. Pautar la reunión presencial

Si lo planteamos en términos de efectividad, este tipo de conversaciones deberían ser presenciales, dado que los resultados que se logran y el nivel de comprensión, es mucho mayor en una conversación que se da personalmente que a través de un correo electrónico o una pantalla. 

Asimismo, la interpretación que puede llegar a realizar el trabajador, seguramente sea distinta. Esto se debe a que, en este caso, su superior se habrá tomado el tiempo de convocarlo y de darle la devolución en persona. Esto puede llegar a interpretarse como un gesto de sensibilidad y valoración del superior hacia el trabajador.

  1. Preparar material adicional respaldatorio

Sobre todo si se trata de un feedback negativo que puede llegar a generar cierto resquemor en el trabajador o una mala interpretación de la devolución, sería importante contar con información certera que respalde el discurso.

Por ejemplo, si tenemos que hablar del rendimiento, quizás se pueden llevar estadísticas que comparan su rendimiento con respecto a meses anteriores.

Esto evitará navegar por terrenos de subjetividad y permitirá remitirse a situaciones concretas y comprobables.

  1. Ser muy específico con el mensaje

Preparar el terreno para tener una conversación difícil es una buena estrategia. Sin embargo debemos saber dosificarla y no abusar de ella para evitar que la conversación se extienda demasiado en cuestiones más banales,  por temor a enfocarnos en la parte complicada.

Así mismo, cuando debemos dar la devolución y marcar aquellos puntos débiles, es aconsejable no hacer uso de metáforas u oraciones muy largas que se vuelvan ambiguas. Lo mejor es ser concreto y específico sin recurrir a la crueldad.

Esto puede ayudar a que nuestro mensaje sea lo más claro posible.

  1. Comenzar por lo positivo

No es ninguna novedad que las personas responden mejor frente a un mensaje que apunta a alagar su comportamiento o desempeño que a otros que enfatizan sus puntos débiles. Comenzar diciendo algo positivo de la persona, ayudará a que se relaje y se distienda. 

Así mismo, es probable que, de esta forma, deje de estar a la defensiva pensando en cómo responder a un supuesto ataque y se concentre en escuchar la devolución.

  1. Escuchar su opinión

A pesar de que la conversación haya sido planificada y convocada por el supervisor, no debemos olvidar que son dos las partes que la componen. Por lo tanto, luego de dar la devolución de desempeño, es fundamental escuchar la opinión del trabajador, para saber cómo se siente en su espacio de trabajo, que mirada tiene respecto a lo que ha recibido en esa reunión y para evaluar su nivel de autocrítica y autopercepción. 

Hablamos entonces de una herramienta muy poderosa que sin una buena planificación puede no darnos los resultados esperados.