Administración de tiempo en el trabajo

Muchas veces ocurre que al estar en su lugar de trabajo, las personas tienen constantes interrupciones o distracciones por la cantidad de estímulos que existen alrededor como los e-mails, notificaciones o redes sociales.

A esto se le suma que en ciertas ocasiones sucede que el individuo tiene un plan determinado para su día laboral pero que por diferentes motivos no termina cumpliendo y en este punto es donde radica la importancia de la administración del tiempo en el trabajo.

La administración del tiempo en el trabajo consiste en la planificación y control de forma consciente del tiempo que se dedica a ciertas actividades para poder desarrollar las tareas laborales del modo más eficiente e inteligente posible.

No administrar el tiempo o hacerlo de manera deficiente puede tener aparejadas consecuencias como la pérdida de plazos, baja calidad del trabajo, estrés, mala reputación profesional o un clima de trabajo tenso.

Beneficios de la gestión del tiempo en el trabajo

Tener una buena gestión del tiempo en el ámbito laboral tiene como resultado muchos beneficios, entre los que se destacan:

1)    Entregar el trabajo a tiempo: las tareas programadas y la buena administración del tiempo, llevan a que el empleado pueda cumplir con las metas pautadas;

2)    Proveer mejor calidad de trabajo: el trabajo debe ser de calidad y cumplimiento con ciertos requisitos. Si el tiempo se utiliza de manera adecuada y se priorizan las tareas a desarrollar, es más sencillo obtener un trabajo bien realizado;

3)    Mejora la productividad y eficiencia: la productividad  se ve disminuida cuando no se le da la importancia correspondiente a la tarea laboral, pero tener habilidad para administrar el tiempo de la manera correcta permite definir qué tareas son importantes y así poder cumplirlas a tiempo;

4)    Menos estrés y ansiedad: muchas veces, quienes desarrollan sus actividades, se sienten saturados o desbordados por tener mucho trabajo o responsabilidades. Además de afectar el trabajo propiamente dicho, esto puede traer aparejado problemas de salud como hipertensión, depresión, enfermedades cardíacas o trastornos de ansiedad como ataques de pánico;

5)    Calidad de vida mejorada: poder determinar con claridad cuáles son las tareas a cumplir en el trabajo y poder administrar el tiempo de forma óptima, hace que el individuo tenga un desarrollo profesional bueno y que se encuentre tranquilo tanto en el ámbito laboral como en su ámbito privado y personal. Su calidad de vida se verá mejorada al estar más tranquilo y menos estresado;

6)    Más oportunidades y crecimiento personal/profesional: el terminar a tiempo con las tareas diarias demuestra que se trata de una persona cumplidora y puntual, lo que hace que dicho empleado tenga una buena reputación en su lugar de trabajo (entre compañeros y superiores), lo que lo lleva a tener más oportunidades a futuro.

Consejos prácticos para la administración del tiempo en el trabajo

Existen ciertas técnicas o pasos para poder gestionar el tiempo de una manera adecuada en el lugar de trabajo:

1)    Plan: el tiempo es aprovechado al máximo toda vez que haya una planificación. Se trata de tomar decisiones inteligentes y determinar cuándo es el momento adecuado para realizar las tareas correspondientes;

2)    Priorizar: se debe determinar cuáles tareas son las que requieren más urgencia y las que son más importantes para que el empleado se concentre en lo que debe hacerse y cumplirse;

3)    No multitarea: intentar hacer más de una tarea al mismo tiempo, o hacer una pero pensando en la próxima, significa una verdadera pérdida de tiempo.
Lo ideal es elegir una tarea y terminarla para luego realizar la siguiente.
Se puede hacer un plan en donde se enumeren las tareas dependiendo de la prioridad y así se puede tener más enfoque y menos distracciones;

4)    Cortar las distracciones: es necesario que el empleado conozca qué es aquello que lo distrae. Normalmente son las redes sociales, las charlas con los compañeros de trabajo y el uso del celular. Lo correcto sería que se eliminen dichas distracciones y que se les dedique un tiempo determinado por día para que no afecte a la productividad;

5)    Software de gestión de tiempo: es una herramienta útil para la administración y rastreo del tiempo que implica cada tarea.
Permiten, generalmente, gestionar horarios, fomentar la puntualidad, mejorar la productividad, evitar problemas laborales y llevar un control de presencia y accesos, entre otras funcionalidades;

6)    Ordenar el espacio: no solo el espacio físico, son también el digital Se trata de eliminar todo aquello que no sea necesario para evitar la contaminación visual y así, reducir el malestar que puede generar tener muchas cosas a la vista;

7)    Evitar el perfeccionismo: es elemental realizar las tareas en tiempo y forma pero no hay que perder tiempo en detalles que no son importantes porque eso afecta a la productividad, y además, puede generar la sensación de frustración en la persona que realiza la tarea;

8)    Agenda flexible: debe tenerse en cuenta que pueden surgir imprevistos o inconvenientes que ocasionan retrasos, por lo que se aconseja no ajustar mucho los tiempos y ser realistas a la hora de distribuirlos.

Importancia de la gestión del tiempo

Manejar el tiempo de forma óptima es un pilar trascendental en la empresa si de la productividad y de la efectividad se trata. En ciertas oportunidades se cree que la persona que más horas trabaja es la más eficiente, pero no es así. Es más eficiente quien sabe distribuir su tiempo de acuerdo a las tareas que debe cumplir, pudiendo aprovechar al máximo las horas disponibles que tiene para cumplir con su trabajo.

A través de la gestión de tiempo se busca planificar las horas y aumentar el rendimiento y la eficiencia en el trabajo.

En la actualidad, las tareas laborales se llevan adelante vertiginosamente, y el tiempo parece escaso para la cantidad de tareas que hay que realizar, por eso, tener una administración del tiempo en el trabajo que sea correcta es importante para poder cumplir con las metas y objetivos, para trabajar en un ambiente tranquilo y para reducir el estrés.